Süreç Basamakları
Eski ve Yeni Yüksek Lisans/Doktora Başvuru Sürecinin Karşılaştırılması
Süreci İyileştirme

Otomasyona geçilmeden önce ODTÜ'deki lisans ve doktora uygulamaları başvuru formaları kullanılarak yapılmaktaydı. Bu sistemin bazı zorlukları vardı. Mesela adaylar başvuru yapmak için Üniversite'ye kadar gelmek zorundaydılar, bölümle irtibat kurmadıkça veya sonuçlara dair mektupları almadıkça sonuçlardan haberdar olamıyorlardı. Dahası, başvuru bilgileri, merkezi bir yerde tutulmadığı için bilgilerde tutarsızlık yaşanmakta, aynı bilgi birkaç defa farklı birimler tarafından girilmekte (öğrenci, enstitü, bölümler, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı gibi) ve bilgilere erişilmesinde güçlük çekilmekte, bu da işlemlerin uzamasına sebep olmaktaydı.

Yeni sistem, enstitü tarafından hazırlanmasıyla başlayan, adayların başvuru formalarını doldurmasıyla devam eden ve enstitü tarafından adaylara mektupların gönderilmesiyle sona eren web tabanlı bir süreçtir. Şekil- 1'de süreç isimleri ve basamakları sırasılya gösterilmiştir. Bu basamakların açıklamalarını bir sonraki bölümde bulabilirsiniz. Şekil-2 daha önceki Yüksek Lisans ve Doktora başvuru sistemi ile ve otomasyona geçildikten sonraki başvuru sistemini göstermektedir. Son bölüm, ise süreçte yapılan iyileştirmelere değinmektedir.

Şekil 1: Yüksek lisans/doktora başvuru sisteminin süreç basamakları.

Süreç Basamakları

İlk olarak, Enstitü son başvuru tarihini girer, daha sonra, yüksek lisans, doktora, ikinci öğretim gibi başvuru alacak programları belirler. Web sayfasının hazırlanması ve web sayfasında duyurusunun yapılması da enstitünün sorumluluğundadır.

Daha sonra, Adaylar başvuru formunu doldururlar. İki temel bilgi girmeleri istenir. Bunlar başvuranın kişisel bilgileri ve başvuracakları program bilgileridir. Başvuranın kişisel bilgileri bir kere girilmelidir; fakat başvurulan her program için ayrı ayrı program bilgileri girilmelidir. Başvuranın kişisel bilgilerinde, adayların "Kişisel bilgiler", "Akademik Bilgiler", "Mezuniyet Sınavları", "İngilizce Sınavları", "İşle İlgili Bilgiler"i doldurması beklenmektedir. Başvurulacak program bilgilerinde "Program Bilgileri" (programın ismi ve derecesi), "Tavsiyeler" (başvuranı ODTÜ'ye kimin tavsiye ettiği), "Niyet Mektubu" ve başvuranın üniversitelerden talep ettiği "Mali Destek Türü" gibi bilgileri vermeleri beklenmektedir."

Son olarak aday, kendine ait bilgileri "Dondur"ur. Aday ne zaman "Dondur" düğmesine bassa, sistem başvurunun tam olarak yapılıp yapılmadığını kontrol eder; eğer bütün bilgiler girilmediyse, sistem adayın başvuruyu dondurmasına izin vermez. Başvuru dondurulduktan sonra başvuru bilgileri güncellenemez ya da silinemez. Başvuru formunun bu son kopyası basılır ve başvuran tarafından imzalanır. Bu başvuru formu, gerekli belgelerle ya enstitüye getirilmeli ya da posta ile gönderilmelidir. Bundan sonraki süreç enstitüyü ilgilendirmektedir.

Enstitü ingilizce sınavı sonucu/başvurusu, mezuniyet sınavı sonucu/başvurusu, transkript, referanslar ve başvuru ücreti gibi belgelerin denetlemesini yapar. Bütün belgelerin noksanlığı denetlendikten sonra sistem enstitüye başvuruyu onaylama iznini verir. Belgelerde eksiklik sözkonusuysa, başvuru kabul edilemez.

Bütün başvuru dosyaları, başvuru formları ve ilgili belgeler enstitü tarafından toparlandıktan sonra, bu belgeler değerlendirmeler için bölümlere gönderilir.

Bölümler başvuran aday hakkında karar verirler. Başvuran aday KABUL EDİLEBİLİR, REDDEDİLEBİLİR, ya da BEKLETİLİYOR konumuna alınabilir. Eğer bölüm başvuranı kabul ederse, kabul edilme dönemini ve kabul yılını sisteme girer, ve başvuranlara danışman atar. Başvuran aday kabul edildiğinde, adaya ODTÜ kimlik numarası verilir ve otomatik olarak kayıt bilgisi girilir. Bölüm notlar üzerinde gerekli değişiklikleri de yapabilmektedir.

Değerlendirme sürecinin sonunda, bütün başvurular Enstitü Komitesine gönderilir. Eğer komite başvuruyu kabul ederse başvuran aday ODTÜ öğrencisi olur ve adaya kabul yazısı gönderilir. Eğer başvuru kabul edilmez ise, adayın neden kabul edilmediğine dair bir yazı gönderilir. Her aday için mektup, adresleri ve gerekli bilgileri içerecek şekilde sistem tarafından yazılır. Enstitü, mektupları basar ve gönderir.

Eski ve Yeni Yüksek Lisans/Doktora Başvuru Sürecinin Karşılaştırılması

Şekil-2: Otomasyondan önce ve sonra başvuru sistemi.

Süreci İyileştirme

Bu sürecin asıl amacı üretkenliği arttırmak, hayatı kolaylaştırmak, coğrafi uzaklığı ortadan kaldırmak, insan faktöründen kaynaklanan yetersizlikleri azaltmak, bölümlerin iş yüklerini hafifletmek ve form teslimi sırasında bölümlerde ortaya çıkan iş yükünü azaltmaktır. Gerçekten de Yüksek Lisans ve Doktora başvurularının otomasyona geçirilmesinden sonra iş yükünde ciddi bir azalma olmuş ve süreç iyileştirilmiştir. Bu iyileşmeler şöyle sıralanabilir:

• Bazı süreçler ortadan kalkmıştır:
  • Başvuran aday tarafından veri tabanına işlendiğinde bu veri bütün taraflar tarafından kullanılır; bu yüzden aynı veriyi birçok defa girmeye gerek kalmamaktadır.
  • Başvuru bilgilerinin bir kopyası sistemde bulunduğundan belgelerin ikinci bir kopyasını almaya gerek kalmamaktadır.
    
  • Kayıt bilgileri otomatik olarak yaratılmaktadır. Bu yüzden kayıt olacak kişinin kayıt bilgisi girme süreci ortadan kalkmıştır.
• Süreç durumu yakından takip edilebilmektedir:
  Veritabanına ne zaman bilgi girilse; bölümler, enstitü ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının bu bilgiye erişme olanağı olacaktır ve bu bölümler diğer bölümlerin başvuranlar hakkındaki kararlarını takip edebileceklerdir. Başvuranların bilgilerini takip etmek daha kolay ve güvenilir hale gelecektir. Bunların yanısıra, başvuran aday da kendi durumunun ne aşamada olduğunu takip edebilecektir.
• Coğrafi uzaklık ortadan kalkmıştır:
  Web tabanlı bir sistem olması sebebiyle adaylar başvuru yapmak için üniversiteye kadar gelmek zorunda kalmayacaklardır.
• Bazı süreçler ardıl olmaktan çıkıp parallel süreçler haline dönüşmüşlerdir.
• Süreç kısaltılmıştır.
• İnsana dayalı iş gücü azaltılmıştır.
• Kağıt tüketimi azaltılmıştır.
• Süreç hızlandırılmıştır.
• Başvuru formu teslimi sırasında oluşan kuyruklar azaltılmıştır.

Proje, tez protokolü girişi ve tez danışman ataması, tez jüri ataması, tez komite ataması, ve bu sistemin "Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi" ile bütünleştirilmesi işleriyle devam edecektir.