BİDB tarafından her eğitim döneminde, ODTÜ mensuplarına ücretsiz olarak verilen bilişim eğitim seminerlerinin iyileştirme çalışmaları çerçevesinde atılan ilk adım; seminer kayıtlarının mensuplarımıza bulundukları ortamdan yapmalarını sağlayacak bir kayıt programı geliştirmekti.

Eski seminer dönemlerinde, kullanıcılar kayıt yaptırmak için Bilgi İşlem Dairesi'ne gelip kayıtlarının işlendiği kağıda isim yazdırmak zorundaydılar. Bu durumda; daha ilk günden kayıtlar dolduğu için kayıtların ikinci ve üçüncü günlerinde gelen kullanıcılarımız kayıt olamamakta ve bu durumu üzüntü ile karşılamaktaydılar.

Kayıt programı oluşturulurken bu sebepler göz önüne alınarak yapılan işlerin maksimum oranda otomasyona geçirilmesi ve başvuran herkesin kayıt olabilme şansını elde etmesi amaçlanmıştır. Kodlama aşamasında PHP4.0, database olarak PostgreSQL kullanılmıştır.

Bir ay gibi kısa bir sürede geliştirilen kayıt programının yapısından bahsetmek gerekirse:

Seminer kayıtları programı klasik bir otomasyon projesinde olduğu üzere üç kısımdan oluşturulmuştur: Kullanıcıların kayıtlarını yapabilecekleri Kullanıcı arabirimi, operatörlerin kayıtlara onay verebilecekleri Operatör arabirimi ve her türlü sistem yönetim işlerinin yapılabileceği Admin arabirimi. Kullanıcılar kendi arabirimlerini kullanarak internet üzerinden http://seminer.metu.edu.tr adresine bağlanarak seminerler için gerekli tüm bilgileri edinip kayıtlarını yapabilmektedirler.

Kullanıcılar kayıt sayfasına girdikten sonra öğrenci veya personel olarak belirtilen seçeneklerden kendilerine uygun olanı seçerek ilgili kullanıcının doldurması gereken alanların bulunduğu sayfaya yönlendirilmektedirler.

Öğrenciler kayıt sayfasında "öğrenci numarası", "isim" ve "soyisim" alanlarını, personeller ise "Personel Numarası", "İsim", "Soyisim" ve "Kullanıcı Kodu" ve/ya "ODTÜ Dahili Telefonu" alanlarını doldurmaktadır. [Kullanıcı kodu olmayan personel kendisine tekrardan ulaşılabilmesi için kaydını girerken mutlaka çalıştığı birimin "ODTÜ dahili telefon numarası"nı bırakmak zorundadır. Bu tür kullanıcılar rastgele çekilişle seçilirlerse telefonla aranarak seminere gelip gelmeyecekleri sorulmaktadır.] İlgili alanları doldurup "Kaydet" butonuna basan kullanıcının kayıt işlemi verilen bilgilerin doğru olması durumunda sona ermekte, yanlış olması durumunda kullanıcıdan verdiği bilgileri gözden geçirip işlemi tekrarlaması istenmektedir.

Kayıtlar için verilen süre dolduktan sonra, Admin arabiriminden kayıtlı kullanıcılar arasından rastgele çekiliş yapılması sağlanmakta, daha sonra seçilen asil ve yedek kullanıcılara otomatik olarak mesaj atılmaktadır. Kullanıcının mesajı aldıktan sonra seminer@metu.edu.tr e-mail adresine "onay" için geri göndermesi istenmektedir. Mesaj yollayamayan (PC sahibi olmayan, kullanıcı kodunda sorun bulunan veya kullanıcı kodu olmayan) kullanıcılar ise Endüstri Müh. PC Salonu, Fizik Bölümü PC Salonundaki Operatörlerimiz yardımıyla kayıtlarına onay verebilmektedirler.

Onay aşamasından sonra onay vermeyen kullanıcılar program yöneticisi tarafından Admin arabirimi kullanılarak silinmektedir. Gelen mesajlara göre admin arabiriminden de kullanıcıya onay verilebilmektedir. Verilen dersin kotasına göre belirlenen sayıda kullanıcıya seminere kesin olarak katılmaya hak kazandıklarına dair otomatik olarak ikinci bir mesaj atılmaktadır. Kesin olarak belirlenen kullanıcı listeleri kullanıcıların görmesi açısından dışarıya da açılmaktadır.

Kayıt amacıyla hazırlanan www sayfası, içindeki kayıt programı ve bilgi sayfalarıyla beraber hazırlandıktan sonra, öncelikle seminer kayıtları hakkında bilgi veren sayfalar kullanıcıya sunulmuştur. [Bu sayfalar "Seminerler Hakkında Genel Bilgi", "Başvuru Sonrası Neler Yapacağım", "Eski Seminerler Hakkında Bilgi" başlıklı linklerde verilmiştir.]

5-7 Kasım 2001 tarihleri arasında "Başvuru Formu" başlıklı link altında seminer kayıt programı kullanıma sunulmuştur. Bu aşama, önkayıt niteliğindedir.

7 Kasım 2001 tarihinde seminerlere kayıt için başvuran kullanıcılar arasından, programın "Admin" sayfası kullanılarak rastgele seçim işlemi yapılmıştır. Bu seçim işlemi her ders için, asil ve yedek olmak üzere, iki grup belirlenmesini sağlamıştır. Daha sonra seçilen asil ve yedek kullanıcılara mail atılmıştır. 7-9 Kasım 2001 tarihleri arasında bu kullanıcılardan gelen cevap maillerine, PC salonlarındaki görevlilere yaptırılan onay ya da mail adresi olmayan ve mail adresi olmayıp dahili telefon numarası veren kullanıcılarla yapılan telefon görüşmesi sonucu alınan onay bilgisine göre http://seminer.metu.edu.tr/operator adresinden onay işlemleri yapılmıştır.

9 Kasım 2001 akşamı bu onay işlemleri sonucu listeler ana sayfadaki "Seminer Katılımcıları Listesi" linki aktif hale getirilerek, katılımcıların listesi olarak ilan edilmiş ve bu kullanıcılara ayrıca katılımcı olduklarına dair mail atılmıştır.